Datos de la jurisprudencia

  • Casación Laboral N.° 20634-2023 Lambayeque
  • Fecha: 24/07/2026
  • Materia: Derecho Laboral – Conservación de documentos laborales – Carga de la prueba – Beneficios sociales

 

Problemática

Determinar si el vencimiento del plazo legal para conservar planillas, boletas de pago y demás documentos laborales exime al empleador de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales o impide al trabajador demostrar sus derechos mediante otros medios probatorios.

Argumentos de la entidad empleadora

  • Sostiene la inexistencia de obligación de conservar planillas, boletas de pago y demás documentos laborales una vez transcurrido el plazo de cinco años previsto en la normativa vigente.
  • Afirma la imposibilidad de exigir la presentación de dicha documentación en un proceso judicial, al haber vencido el plazo legal de conservación.
  • Alega la improcedencia del reconocimiento de los beneficios reclamados ante la ausencia de los documentos laborales.


Argumentos del trabajador

  • Solicita el pago de vacaciones no gozadas, indemnización vacacional, intereses legales, costas y costos procesales.
  • Aporta medios probatorios destinados a acreditar el incumplimiento de las obligaciones laborales reclamadas.
  • Sostiene la improcedencia de considerar el vencimiento del plazo de conservación documental como un impedimento para acreditar sus derechos laborales.


Criterio adoptado por la Corte Suprema

  • Precisa que el numeral 3.4 del artículo 3 del Decreto Legislativo N.° 1310 y el artículo 21 del Decreto Supremo N.° 001-98-TR únicamente establecen el plazo durante el cual el empleador debe conservar la documentación laboral.
  • Señala que el vencimiento de dicho plazo no restringe la actividad probatoria ni libera al órgano jurisdiccional de valorar los medios probatorios incorporados válidamente al proceso.
  • Establece la obligación del juez de apreciar las pruebas conforme a las reglas de la sana crítica, aun cuando el empleador ya no se encuentre obligado a conservar planillas, boletas de pago u otros documentos laborales.
  • Precisa la inexistencia de una presunción legal de cumplimiento de las obligaciones laborales derivada del vencimiento del plazo de conservación documental.
  • Verifica el cumplimiento de la carga probatoria inicial por parte del trabajador mediante la presentación de indicios razonables sobre el incumplimiento del goce íntegro de sus vacaciones.
  • Concluye la obligación del empleador de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales cuando estas sean objeto de controversia judicial, sin invocar como único sustento el vencimiento del plazo de conservación documental.


Síntesis del criterio

El vencimiento del plazo legal para conservar planillas, boletas de pago y demás documentos laborales no exonera al empleador de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones ni impide al trabajador demostrar sus derechos mediante otros medios probatorios. La ausencia de dicha documentación no genera una presunción de cumplimiento o incumplimiento, correspondiendo al juez valorar todas las pruebas incorporadas al proceso conforme a las reglas de la sana crítica.

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Fuente: Staff de Contadores 360°.

Fecha: 24/07/2026

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